鄂经院学函【2012】16号
第一条 为实现学生档案管理的规范化、制度化和科学化，维护档案的真实性与完整性，切实发挥学生档案作用，特制定本办法。
第二条 学生档案管理坚持为培养人才、经济建设和人事工作服务的原则。
第三条 学生工作（部）处负责对全校学生档案工作进行指导和检查，由各院（系）负责在校学生档案的保存和日常管理。
第四条 各院（系）分管学生工作领导对本学院的学生档案管理负责；各院（系）应安排专职辅导员从事档案日常管理工作；学生工作部（处）对全校学生档案工作实行监督和指导。
第二章 档案内容
第五条 学生档案材料的收集工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益。为使学生档案适应国家人事工作的需要，必须做好学生入学档案的审查和在校期间档案材料的增补工作。
第六条 学生档案包括以下内容：
（一）高中阶段及高考档案：高中学籍卡、高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表等；
（二）在校期间基本材料：新生入学登记表、综合测评表、学习成绩表、军训鉴定表、学籍变更材料、奖惩材料、党团组织材料等；
（四）毕业材料：毕业生登记表、毕业生实习鉴定表、授予学士学位证明、报到证存根、离校体检表等；
（五）其它可供参考的材料。
第三章 归档要求
第七条 各院（系）在新生入学后将档案收集归档，并建立湖北经济学院学生个人档案。湖北经济学院学生档案袋及湖北经济学院学生档案目录由学生工作部（处）统一印制和发放。
第八条 各院（系）应及时将建立好的学生档案存放到档案室。
第九条 归档材料要完整、客观、真实，并注明院（系）、年级、专业、学生姓名和学号。
第十条 手续必须完备。凡需组织审查单位盖章的材料，必须加盖公章；个人文字材料必须有本人签名。
第十一条 各类材料必须符合国家档案管理材料归档要求。
第四章 档案查阅
第十二条 组织部、学生工作部（处）、招生与毕业生就业指导处等部门相关工作人员，各院（系）领导、辅导员和班主任，按规定登记后，可以查阅或借阅学生档案。未经批准，其他人不得查阅或借阅学生档案。
第十三条 学生个人不得查阅或借阅本人或他人档案。
第十四条 档案一般不外借。如确需借出使用，要由借阅单位填写《借阅档案审批表》，经各院（系）负责人批准后方可办理借阅手续。
第五章 档案异动
第十五条 学生档案密封后方可转递。如需转至外单位的档案，应通过机要渠道予以邮递，必要时可派专人送达。
第十六条 退学、转学、参军、被开除学籍等学籍异动学生档案，在相关文件下发后，由各院（系）将学生档案移交至学生工作部（处）。
第十七条 专业调整、班级调整的学生档案在相关文件下发后，由原所在院（系）将档案移交至调整后的所在院（系）。
第十八条 升学学生的档案由各院（系）移交给学生工作部（处），由学生工作部（处）统一寄发。
第十九条 正常毕业学生的档案由各院（系）移交给招生与毕业生就业指导处，由招生与毕业生就业指导处统一转出。
第二十条 转出学生档案，应认真填写《档案传递通知单》；对转入的学生档案，经核实无误后，应及时寄出回执单。
第六章 纪律要求
第二十一条 查阅、借阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈阅、批注、抽取、撤换档案材料，未经允许不得擅自拍摄、复制档案内容。
第二十二条 查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，因工作需要需摘录档案内容时，应经各学院（系）同意。摘录材料要妥善保管，不得丢失或私自存放。
第二十三条 任何单位或个人无权截留或扣发离校手续完备的毕业生档案。对利用职权违反档案管理的工作人员，由其主管部门责令改正，情节严重构成犯罪的，将依法追究其刑事责任。
第七章 附则
第二十四条 本办法由学生工作部（处）负责解释。
第二十五条 本办法自颁布之日起实施，原《湖北经济学院学生档案管理办法》（鄂经院发【2005】145号）同时废止。