关于做好我校2023级学生档案移交工作的通知

发布者：学生工作处发布时间：2024-03-28浏览次数：11

各学院：

学生档案是反映学生个人经历和成长的历史记录，是学生就业、工作调动不可或缺的重要材料。为了规范档案管理、提高档案管理工作的科学性和有效性，现开展2023级学生档案移交工作，具体安排如下：

一、移交档案材料

1、2023级全日制本科生、第二学位和专升本学生的高中档案

2、2023级新生登记表

二、移交档案流程

1、各学院将学生高中档案材料装入《湖北经济学院学生档案袋》（以下简称《档案袋》）。

注：务必把原高中档案袋（尤其是封面有档案材料目录的档案袋）一并放入；《档案袋》封面上需填写最新的班级编号（转专业学生填写转专业之后的班级）；

2、2023级新生登记表（转专业学生需填写转专业之前的班级）一式两份，一份装入学生个人档案袋，另一份交档案馆备案。

3、填写《湖北经济学院学生档案目录》（以下简称《档案目录表》，转专业学生填写转专业之后的班级），放入《档案袋》。

4、各学院将《档案袋》（内含高中档案+新生登记表一份+档案目录表一份）用学生档案密封条密封，分班级按照学号排序整理捆扎（每班级一捆）。另一份新生登记表分班级按学号排序单独捆扎。

5、各学院填写《2023级学生个人档案（资料）移交清单》（附件1，以下简称“附件1”）和《XX学院学生个人档案（资料）移交汇总表》（附件2，以下简称“附件2”）。

注：附件1填写要规范完整，填写清单时要按照学号排序，档案资料有则标注 “√”，务必逐一核实标注，切勿错漏。

三、具体工作要求

1、各学院移交档案前需先将填写好的附件1以及附件2电子版，于4月2日前发送至邮箱20232014@hbue.edu.cn；

2、各学院线下移交时需打印附件1和附件2各两份（附件2需学院负责人签字并加盖学院公章），一份学院留存，一份交档案馆。

3、请各学院重视此项工作，保证学生档案完整无损，移交材料不全者，不予以接收。

4、高中档案移交后，学生本科就读期间档案资料由学院保存，毕业时根据学工处通知将高中档案从档案馆取回，一并装入毕业生档案。

5、学生在校期间如有异动需要提取高中档案，需填写《档案转移通知单》（附件3）按要求履行提取手续办理提取。

6、档案移交时间为4月9日，具体时间安排如下：

工作联系人：学生工作处朱锦煇，联系电话：81973718。

学生工作处

2024年3月28日